テレアポ用の営業リストの作り方と、かける前の整え方｜番号の重複と通話記録

リストハブの企業・店舗の電話番号を数えると、3行に1行が、ほかの行と同じ番号でした。テレアポ（電話でのアポイント取り）用のリストを買ってそのまま上からかけると、同じ本部に何度もつながったり、店に電話したつもりが予約センターだったりします。前の週に断られた会社へ、別の担当者がまたかけてしまうこともあります。

最初の1本をかける前に済ませておく作業は5つあります。番号の重複をまとめる、表記をそろえる、番号の種類を見分ける、かける順番を決める、結果を記録する列を作る、です。どれもExcelでできます。

途中の数字は、リストハブに収録している企業・店舗の電話番号を、2026年9月30日に数えたものです。

電話番号の3分の1は、ほかの行と同じ番号でした

リストハブのデータで、47都道府県の住所がある2,755,460件のうち、電話番号が入っているのは94.7%です。電話なら、ほとんどの会社に連絡できます。

ただし、番号が入っていることと、その店につながることは別の話です。9桁以上の電話番号がある2,603,871行を番号ごとにまとめて数えました。

3行目の858,294行には、同じ番号が最初に出てくる行も含みます。同じ番号を1行ずつ残してまとめると、減るのは525,754行で、全体の約2割です。「3分の1が消える」わけではない点に気をつけてください。

10行以上が同じ番号を使っているグループの多くは、チェーンの本部や予約センターの番号だと考えています。店舗ごとのページに、本部の代表番号や予約の受付番号だけを載せているチェーンがあるためです。ここは推測で、1つずつ電話して確かめたわけではありません。

このままリストの上から順にかけると、同じ受付の人に何度も同じ話をすることになります。相手からすれば同じ会社から繰り返し電話が来るので、印象はよくありません。最初にやる作業は、番号の重複をまとめることです。

番号の表記をそろえてから、重複を数える

重複を数える前に、番号の書き方をそろえます。同じ番号でも、次のように書き方が違うと、Excelでは別の番号として扱われます。

• 03-1234-5678（半角ハイフン）
• 03(1234)5678（かっこ）
• ０３－１２３４－５６７８（全角の数字とハイフン）
• 0312345678（区切りなし）

元の列はそのまま残し、横に「照合用の番号」の列を足します。照合用の列には、ASC関数で半角にしてからSUBSTITUTE関数でハイフンやかっこを消した、数字だけの番号を入れます。式の組み立て方は「電話番号の書き方をそろえる」で1つずつ説明しています。

照合用の列ができたら、その横にCOUNTIF関数で「同じ番号の行数」を出します。

=COUNTIF(C:C,C2)

この列を大きい順に並べると、多くの行が同じ番号を使っているグループが上に集まります。扱い方は目的で決めます。

• 本部に営業したい：グループの中から1行だけ残し、ほかは「かけない」にする
• 店舗に営業したい：本部の番号しかない店は、電話以外の手段（郵送や、店に直接届くフォーム）に回す

区切りのない番号の列は、CSVをダブルクリックで開くと先頭の0が消えることがあります。防ぎ方は「CSVをExcelで開くと文字化けするときの直し方」に書いています。

リストハブのCSVはUTF-8（BOM付き）で書き出しているので、Excelでそのまま開いても文字化けはしません。見積り画面では、「電話番号が同じ」を選んで重複をまとめてから購入することもできます。「同一店舗」「メールアドレスが同じ」「フォームURLが同じ」「FAX番号が同じ」も選べます。30万件を超える条件では、この機能は使えません。

先頭の番号で、携帯・IP電話・フリーダイヤルを見分ける

照合用の番号ができると、先頭の数字から番号の種類が分かります。総務省の電気通信番号制度のページとQ&Aをもとにまとめると、次のとおりです。

0120と0800は、かけた側ではなく受けた側が通話料を払う番号です。リストの番号がフリーダイヤルなら、それがお客さま向けの受付なのか、会社の代表なのかを、相手のサイトで確かめてからかけると空振りが減ります。

総務省のQ&Aでは、携帯電話とPHSは070・080・090で始まる11桁の番号で、2014年（平成26年）10月1日に両者の間で番号を持ち運べるようになってから、番号による区別がなくなったと説明されています。リストの上では、070も080・090と同じ携帯電話の番号として扱います。

気をつけたいのは、「0□□0」の形でも、フリーダイヤルとは限らない点です。総務省のQ&Aにも、御殿場市の0550のように、市外局番に使われている番号があると書かれています。判定するときは、先頭4桁が0120か0800かどうかで見ます。

桁数も確かめます。固定電話が9桁や11桁になっていたら、写し間違いか、内線番号がくっついている可能性があります。照合用の列の横にLEN関数で桁数を出し、合わない行を目で確かめます。

携帯電話の番号は、店主や担当者本人の電話であることがあります。固定電話の行と分けて並べておくと、どちらがつながりやすいかを自社の記録で比べられます。

かける順番は、地域と業種でまとめる

整えたリストは、上から順にかけるのではなく、地域と業種でまとめてから順番を決めます。理由は3つあります。

1. 話す内容をそろえられる：同じ業種が続けば、相手の仕事の話し方や、よく聞かれる質問に慣れてきます
2. 時間帯を決めやすい：業種ごとに忙しい時間が違います。たとえば飲食店なら、店が混む時間を避けた時間帯にまとめてかけられます
3. 訪問につなげやすい：アポが取れたとき、同じ地域の会社が近い日に並ぶので、移動の計画を立てやすくなります

並べ替えの順番は、「市区町村 → 業種 → 会社名」にするとまとまりやすくなります。住所が1つの列に入っているなら、先に都道府県と市区町村を別の列に分けておきます。

1日にかける件数も、ここで決めておきます。仮に1人が1日に60件かけるとして、担当が2人いれば、1週間（5日）で600件です。リストが3,000件なら5週間かかる計算になります。この数字は計算のための仮の値です。自社で1時間に何件かけられるかを最初の数日で測ってから、割り当てを決めてください。

通話結果を記録する列を作る

テレアポのリストは、かけ終わったら終わりではありません。何回目で担当者につながったか、いつかけ直すか、が次の作業の材料になります。リストの右側に、最低でも次の列を足しておきます。

「結果」の列は、自由に書かせると人によって言葉がばらばらになり、あとで数えられません。区分を先に決め、Excelの「データの入力規則」でリストから選ぶようにしておきます。区分の例です。

1回かけるたびに1行を書き足すのではなく、1社1行のまま「日時」と「結果」を上書きしていくやり方もあります。ただ、上書きすると、何回かけてつながったかが分からなくなります。通話の記録は別のシートに1通話1行で残し、元のリストには最新の結果だけを書く、と分けておくと両方の目的に使えます。

「番号が使われていない」は、閉店や移転、番号の変更のしるしです。すぐに消さず、住所やウェブサイトで今も営業しているかを確かめてから、電話では使わない行として印を付けておきます。

断られた相手は「かけないリスト」で管理する

「今後の営業電話は不要です」と言われた会社は、二度とかけないようにします。自分では覚えていても、別の担当者やあとから買い足したリストから、同じ会社にまたかけてしまうことがあるからです。

やり方は単純で、断られた会社を別のシートにまとめておきます。

• 照合用の番号（表記をそろえたもの）
• 会社名
• 断られた日と、断ったときの言葉
• 記録した担当者

新しいリストを使う前に、照合用の番号でこのシートと突き合わせ、当たった行を外します。会社名でも突き合わせておくと、番号が変わった場合にも気づけます。ExcelならCOUNTIF関数で、かけないリストに同じ番号が何件あるかを数え、1以上の行を外すだけです。

=COUNTIF(かけないリスト!A:A,C2)

このシートは担当者ごとに持たず、チームで1つにします。メールやフォームでの営業も並行しているなら、「送らないリスト」と同じ会社が入っているはずです。メールの受信拒否の扱いは「特定電子メール法の記事」にまとめています。

最初の1本の前に、まず照合用の列を作る

ここまでの作業のうち、今日1つだけやるなら、照合用の番号の列を作ってCOUNTIFで同じ番号の行数を出すことです。これだけで、本部や予約センターの番号が上に集まり、同じ受付に何度もかける失敗を防げます。番号の種類の見分け、かける順番、記録の列、かけないリストは、どれもこの照合用の列を土台にしています。

電話営業の法律面は「電話営業と特定商取引法」に、リスト全体の作り方は「営業リストの作り方」にあります。リストハブで電話番号つきのリストを探すなら、地域と業種を選ぶ画面で件数を見て、見積り画面で番号の重複をまとめた後の件数まで確かめられます。