営業リストのCSVをExcelで開くと文字化けするときの直し方

買った営業リストや、ツールで集めたリストのCSVファイルをダブルクリックで開いたとします。会社名や住所が「譬ｪ蠑丈ｼ夂､ｾ」のような読めない文字に変わることがあります。これが文字化けです。電話番号の列を見ると、「0312345678」が「312345678」になっていることもあります。

どちらもファイルが壊れたわけではありません。Excel がファイルの中身を読むときの決まりを取り違えたり、電話番号を数値として扱ったりしたことが原因です。取り込み方を変えれば、元のデータのまま開けます。

ダブルクリックで開くのをやめ、［データ］タブの「テキストまたは CSV から」で取り込めば、文字化けも0の消失も防げます。なぜダブルクリックだと化けるのかが分かると、手順の意味も覚えやすくなるので、理由から書きます。手順は Windows の Excel の画面の名前で書いています。

文字化けは、文字コードの読み違いで起きる

コンピューターは、文字を番号に置き換えて保存しています。「株」という字を何番で保存するかの決まりを文字コードと呼びます。日本語の文字コードには、Shift_JIS や UTF-8 などがあります。Shift_JIS は Windows で古くから使われ、UTF-8 はいまのウェブやソフトで広く使われています。

同じ「株式会社」でも、Shift_JIS と UTF-8 では保存される番号が違います。UTF-8 で保存したファイルを Shift_JIS のつもりで読むと、別の字として読んでしまいます。冒頭の「譬ｪ蠑丈ｼ夂､ｾ」は、UTF-8 で保存した「株式会社」を Shift_JIS として読んだときの文字です。

CSV ファイルそのものには「このファイルは UTF-8 です」と書く欄がありません。そのため Excel は、ファイルを開くときに文字コードを判断する必要があります。

BOM は「UTF-8 で書いてある」という目印

BOM（バイト オーダー マーク）は、UTF-8 のファイルの先頭に付けることがある3バイトの目印です。画面には表示されません。

Microsoft のサポートページでは、UTF-8 の CSV は BOM を付けて保存されていれば通常どおり開ける、と説明されています。Excel の取り込み機能（Power Query）の説明にも、同じことが書かれています。UTF-8 と自動で判断されるのは、BOM で始まるファイルだけです。

つまり、UTF-8 で BOM なしの CSV をダブルクリックで開くと、文字化けすることになります。編集部の Windows の Excel で、同じ中身の CSV を BOM ありとなしで作って開きました。BOM ありは正しく表示され、BOM なしは上の表のように化けました。

まず、ダブルクリックで開けるかを確かめる

手元の CSV が BOM 付きかどうかは、開いてみるのが一番早く分かります。

1. CSV ファイルをダブルクリックして Excel で開く
2. 会社名や住所の列が読めるかを見る
3. 読めれば BOM 付きの UTF-8 か、Excel が正しく判断できる文字コードで保存されている
4. 化けていたら、保存しないで閉じる

4の「保存しないで閉じる」は大事です。化けた状態で上書き保存すると、化けた文字がそのままファイルに書き込まれます。閉じるときに「保存しますか」と聞かれたら、［保存しない］を選んでください。念のため、作業の前に元のファイルをコピーしておくと安心です。

文字が読めても、電話番号の先頭の0は消えているかもしれません。電話番号の列もあわせて見てください。0の消え方は後の章で説明します。

BOMなしのCSVは「テキストまたは CSV から」で取り込む

ダブルクリックで化けるファイルは、Excel の［データ］タブから取り込みます。この方法なら、文字コードを自分で選べます。

1. Excel を起動して、空白のブックを開く
2. ［データ］タブの「テキストまたは CSV から」を押す
3. 取り込む CSV ファイルを選んで開く
4. プレビューの画面が開いたら、上にある「元のファイル」の欄を見る（Microsoft の説明では「ファイルの配信元」とも書かれています）
5. その欄で UTF-8 を選ぶ
6. プレビューの会社名や住所が読める字になったのを確かめる
7. 電話番号の列がなければ［読み込み］を押す。電話番号の列があれば、次の章の手順に進む

5で選ぶ欄の一覧には、たくさんの文字コードが並んでいます。一覧の中から「UTF-8」と書かれたものを探してください。UTF-8 を選んでも化けたままなら、UTF-8 以外の文字コードで保存されたファイルです。ファイルを作った人やソフトに文字コードを聞き、同じものを一覧から選びます。

プレビューの画面では、区切り記号も選べます。CSV なら通常は「コンマ」のままで構いません。住所が途中で分かれて右の列にずれているときは、ここを確かめてください。

電話番号の先頭の0が消えるのを防ぐ

Excel は、数字だけでできた値を数値として扱います。「0312345678」は数値の312345678になり、先頭の0が消えます。数値には先頭の0という考え方がないためです。

電話番号にハイフンが入っていれば（03-1234-5678 など）、数値にならないので0は消えません。ハイフンのない電話番号の列があるリストでは、取り込むときに列を「テキスト」に指定します。

1. 前の章の手順1〜6までを行う
2. ［読み込み］ではなく、［データの変換］を押す（版によっては［編集］と表示されます）
3. Power Query エディターという別の画面が開く
4. 電話番号の列の見出しを押して、列を選ぶ
5. ［ホーム］タブの［変換］の中にある「データ型」を押し、「テキスト」を選ぶ
6. 確認の画面が出たら、［現在のものを置換］を押す
7. 電話番号の先頭に0が付いているのを確かめる
8. ［閉じて読み込む］を押す

6で［現在のものを置換］を選ぶのは、取り込んだ直後に Excel が自動で付けた「数値」という指定を、「テキスト」に置き換えるためです。［新しいステップの追加］を選ぶと、数値にした後でテキストに変えることになり、消えた0は戻りません。

郵便番号、FAX番号、法人番号の列も、同じ理由で0が消えることがあります。先頭が0になりうる番号の列は、すべてテキストにしておきます。

自動データ変換の設定で防ぐ方法

Microsoft 365 と Excel 2024 には「自動データ変換」という設定があります。場所は［ファイル］→［オプション］→［データ］の「自動データ変換」です。「数値テキストから先頭のゼロを削除して数値に変換する」の印を外すと、CSV を開いたときに先頭の0が残ります。

この設定は Excel 全体に効きます。毎回、電話番号の入った CSV を開く人は、設定しておくと手間が減ります。ただし、同じファイルをほかの人のパソコンで開くと、その人の設定で開かれます。

すでに0が消えてしまったとき

ダブルクリックで開いて0が消えた状態で上書き保存すると、CSV の中身も0のない番号に変わります。元のファイルが残っていれば、この章の手順で取り込み直すのが確実です。

元のファイルがなく、0の消えた番号しかないときは、式で0を付け直します。たとえばA列に0の消えた番号があるなら、空いた列に ="0"&A2 と入れると、先頭に0を1つ付けた文字列になります。固定電話は10桁、携帯電話は11桁と桁数が違うので、どの番号も10桁にそろえるような直し方をすると、携帯電話の番号が壊れます。

別のソフトに渡すときは「CSV UTF-8 (コンマ区切り)」で保存する

Excel で整えたリストを、メール配信ソフトや顧客管理ソフトに取り込むときは、CSV で保存し直します。このとき、ファイルの種類の選び方で文字コードが変わります。

1. ［ファイル］→［名前を付けて保存］を選ぶ
2. 保存する場所を選ぶ
3. 「ファイルの種類」の一覧から「CSV UTF-8 (コンマ区切り) (*.csv)」を選ぶ
4. ファイル名を入力して［保存］を押す

一覧には「CSV (コンマ区切り) (*.csv)」という似た名前もあるので、取り違えないようにしてください。Microsoft のサポートページも、日本語のように英語のアルファベットにない文字を含むデータは、この形式で保存するよう案内しています。

渡す先のソフトが Shift_JIS の CSV しか受け付けないこともあります。取り込みの説明書やヘルプに「文字コード」や「エンコード」の指定が書かれていないかを、先に確かめてください。

CSV で保存するときは、次の点にも気をつけます。

最後の点は見落としやすいところです。保存した CSV を確認しようとしてダブルクリックで開き、そのまま上書き保存すると、せっかく残した0が消えます。中身を確かめるだけなら、メモ帳で開けば0が付いているかどうかが分かります。

リストハブのCSVはそのまま開ける

リストハブでお渡しする CSV は、UTF-8 の BOM 付きで作っています。そのため、通常はダブルクリックで開いても会社名や住所は化けません。ただし、電話番号や郵便番号がハイフンのない数字だけで入っている列は、ダブルクリックで開くと先頭の0が消えます。数字だけの列があるときは、電話営業やDMに使う前に、この記事の「電話番号の先頭の0が消えるのを防ぐ」の手順で取り込んでください。購入前の見積りとプレビューの画面で、どんな列が入るかを確かめられます。

次に CSV を受け取ったときの順番

最初に、元のファイルをコピーしておきます。ダブルクリックで開いて字が読め、電話番号に0が付いていれば、そのまま使えます。どちらかがおかしければ保存せずに閉じ、［データ］→「テキストまたは CSV から」で、元のファイルの欄とデータ型を直して取り込み直します。この順番なら、元のファイルを壊すことはありません。

取り込んだあとのリストの整え方は「営業リストの作り方」に、電話番号の書き方のそろえ方は「電話番号の書き方をそろえる」にまとめています。