DM発送会社のための宛名リストの作り方｜企業の抽出と住所データの整え方

この記事は、DMの制作・発送を仕事にしている会社が、クライアントの案件ごとに宛名リストを用意するときの手順です。DM発送会社の一覧ではありません。「宛名リストを作って使う側の仕事」から見た、抽出、住所データの整え方、見積りの考え方を書いています。

DMの仕事は、リストが決まって初めて、印刷の部数、封入の手間、郵送の料金が決まります。リストの件数がずれると、見積りもずれます。この記事では、リストの件数と中身を、見積りの前に固めるところまでを説明します。

後半に、運営側で実際に1つの条件を数えた作業例と、リスト代の計算を載せています。

案件の最初に、抽出の条件を決める

クライアントから「この業種に、DMを送りたい」と頼まれたら、次の4つを聞き取ります。

郵送のDMは、メールアドレスやフォームを出していない会社に届く手段です。メールが少ない業種ほど、DMの価値が出ます。業種ごとのメール・フォームの割合は「業種別に数えた記事」にあります。クライアントの業種で、メールが少なく、住所だけが頼りなら、DMを提案する理由になります。

リストハブでの抽出の手順

リストハブでは、地域と業種を選ぶと、その場で件数と金額が出ます。

1. 企業リスト・会社一覧で、都道府県と業種のページを開く。市区町村ごとの件数も見られます
2. 見積りページで、市区町村まで絞る。複数の県や業種をまとめて選ぶこともできます
3. 検索画面の「企業情報で絞り込む」で、代表者名あり、法人番号あり、ホームページありなどを選ぶと、その項目が入っている行だけに絞れます。代表者名のある会社だけに「代表取締役 〇〇 様」で送る、といった使い方ができます
4. 重複をまとめる項目を選んで、CSVを購入する。「同一店舗」（店名と電話番号が同じ行）は既定で選ばれています

絞り込みでできないことも、先に書いておきます。資本金や売上高の金額の範囲で絞る機能は、まだありません。企業情報のオプションで列として入れ、入っている行を見て選ぶ形になります。従業員数は、見積り画面の「従業員数で絞る」で範囲（50〜99名、100名以上など）を選べます。

納品CSVの住所は、こう入っている

宛名の印刷に使う列は、次のとおりです。

つまり、都道府県と市区町村は、すでに別の列です。番地と建物名は、1つの住所の列の中にあります。郵便番号の専用の列は、ありません。住所の先頭に郵便番号（〒）が入っている行があります。入り方は購入前に見積りページのプレビューで確かめられます。

宛名の印刷で建物名を2行目に回したいときは、住所の列を、番地までと建物名以降に分ける作業が要ります。分け方の例は、次のとおりです。

1. 住所の列をコピーして、作業用の列を作る
2. 先頭に〒と郵便番号が入っている行は、その部分を別の列に切り出す
3. 「〇〇ビル」「〇階」「〇号室」のように建物名が始まる位置を目で見て確かめ、区切る

数が多いときは、先頭の〇件を目で確かめてから、まとめて処理する形にします。宛名の誤りは「届かない」や「失礼な宛名で届く」につながるので、住所の分け方や、御中と様の使い分け、郵便番号の確認は、「DMリストの作り方と購入」に手順を書いています。CSVをExcelで開くとき、先頭の0が消えることがあります。防ぎ方は「CSVをExcelで開くと文字化けするときの直し方」にあります。

法人と店舗は、1行の単位が違う

リストの1行は、会社でなく、場所の単位で並んでいることがあります。たとえば学習塾なら、同じ会社の教室が、教室ごとに1行になっていることがあります。

DMでは、これを次のように扱います。

• 会社に1通でよい案件：同じ法人の行から本社だけを残す。法人番号が入っている行は、法人番号が同じ行を探して、まとめる目印にできます。ただし、法人番号が入っているのは一部の行です
• 店舗ごとに届けたい案件：店舗の行を全部残す。同じ会社の店に同時に届いても、案件の目的に合えば問題ありません
• 同じビルに入っている別会社：住所が同じでも、会社名が違えば別の宛先です。住所だけで重複と判断しないでください

どちらにするかは、DMの目的とクライアントの意向で、刷る前に決めます。決まらないまま刷ると、届いたあとに「同じ会社に3通来た」という連絡を受けます。

件数から、郵送費まで含めて見積もる

DMの見積りは、リスト代だけでは決まりません。次の式で考えます。

総額 ＝ リスト代 ＋（件数 ×（印刷 ＋ 封入 ＋ 郵送の1通あたりの費用））

リスト代は、リストハブでは、基本情報1件5円（税別）からで、最低ご注文金額は500円（税別）です。一方で、1通あたりの費用は、印刷物の仕様や郵送の方法で大きく変わり、件数に比例して増えます。

そのため、見積りの精度を上げるには、リスト代を細かく見るより、件数の正確さを先に固めるほうが効きます。重複をまとめて、宛先として使えない行を外し、そのあとの件数で郵送費を出します。

作業例：福岡県の学習塾で、リスト代と発送費を比べる

運営側で、実際に1つの条件を数えてみました。「クライアントから、福岡県の学習塾にDMを送りたいと依頼があった」という想定です。2026年10月17日15時41分ごろに、福岡県の塾・予備校のページの表示を読み取りました（データ集計日は同日）。

読み取れることは、次のとおりです。

• 学習塾はフォームのある割合が84.7%と高く、DMでなくフォームで届けられる案件でもあります。DMを選ぶ理由は、紙で手元に残したい、クライアントの方針で郵送にしたい、といった事情になります
• 代表者名が分かるのは8件だけなので、ほとんどの宛名は「御中」になります
• 法人番号が入っているのは19件だけです。教室ごとの行を会社にまとめたいときは、法人番号は使えず、会社名での照合になります

リスト代は、次のとおり計算します（税別）。

1. 基本情報のみ：5円×457件＝2,285円（税込2,513円）
2. 代表者名のオプションを付ける場合：代表者名が分かる8件の分だけ加算されます（8件×5円＝40円）。合計は2,325円（税込2,557円）です

ここから、発送費と比べます。1通あたりの印刷・封入・郵送の合計を、仮に100円とします（説明のための仮の数字で、実際の費用ではありません）。

• 発送費：457件×100円＝45,700円
• リスト代（基本情報のみ）：2,285円

つまり、総額の大半は発送費です。宛先を絞って1通減らすことの価値は、リスト代の何倍にもなります。クライアントに提案するときは、「絞るほど発送費が下がる」ことを、リスト代より先に伝えると、話が通りやすくなります。

よくある質問

数百件の小さな案件でも買えますか。

買えます。最低ご注文金額は500円（税別）です。小計がこれに満たないときは、500円になります。

宛先不明で戻ってきたときの管理はどうしますか。

戻った理由ごとに記録し、「郵送不可」の印を付けて、次の案件から外します。手順は「DMリストの作り方と購入」にあります。

同じ会社の住所が、リストの中で2回出てきます。

店名と電話番号が同じ行は、見積りの「同一店舗」をまとめると1行になります。店名が違う、電話番号が違うなどでまとまらなかった行は、会社名と住所を照合して、案件の目的に合わせて残すか決めます。

FAXでの案内もできますか。

FAXの営業は、メールや電話とは別の決まりがあります。「FAXでの営業とDMの法律」にまとめています。

宛名リストの件数を、まず数える

案件を受けたら、最初に、狙う地域と業種の件数を数えます。企業リスト・会社一覧で件数を確かめ、見積り画面で金額を出せます。購入の前に、伏字なしのサンプル10件で、住所の入り方を見ることもできます。

営業リスト全体の考え方は「営業リストの作り方」、購入費用は「営業リストの購入費用と相場」にあります。